Formats accessibles et supports de communication

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• Objectif

• Application

• Avis

• Délai d'exécution

• Frais de conversion

• Contrôle / Infractions

• Traitement des demandes

Objectif

Cette procédure s’applique à tous les employés et bénévoles du Service de police d’Ottawa et aux autres personnes ou organismes fournissant biens, services ou installations au public et au nom du Service, conformément au Règlement sur les normes d'accessibilité intégrées, élaboré en vertu de la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario, L.O. 2005, chap. 11 et à l’appui de la Politique sur l’accessibilité du Service de police d’Ottawa.

Chaque publication devrait être produite de manière à atténuer les obstacles au sein du document original. L’adaptation d’un format à l’autre peut être effectuée facilement et rapidement si l’accessibilité entre en ligne de compte lors de l’élaboration initiale.

Application

La procédure s’applique à toute documentation et communication produite pour publication par le Service de police d’Ottawa, soit produite à l’interne ou au nom du Service de police d’Ottawa (par ex., rapports d’experts-conseil). Elle ne s’applique pas à l’information inconvertible et l’information dont le service de police n’a pas de contrôle direct ou indirect par voie d’entente contractuelle.

Avis

1. Le Service de police d’Ottawa informera le public de la disponibilité de formats et de services de communication accessibles.
2. Le Service de police d’Ottawa inclura :

• Un lien menant au Formulaire de demande de formats et services de communication accessibles;
• L’affichage à chaque comptoir de service au public indiquant la disponibilité de formats et de services de communication accessibles ;
• La mention « Formats et services de communication accessibles disponibles sur demande » apparaît en bas de couverture de tous les rapports de la Commission de services policiers; des documents d’envergure aux fins de consultation publique à l’échelle municipale (par ex. un Aperçu budgétaire); et de toute documentation offerte pour consultation à l’échelle municipale.

Délai d’exécution

Le délai d’exécution de la conversion d’un document à un format accessible, ou la prestation d’un service de communication, peuvent varier en fonction du support choisi, de la taille, de la complexité ou de la qualité des documents originaux, ainsi que du nombre de documents à convertir.

Les documents seront remis dans un délai convenable et selon les facteurs susmentionnés.

Frais de conversion

Lorsqu’un membre du public demande un document du Service de police d’Ottawa dans un format accessible ou des renseignements avec un service de communication, la section d’origine (Section responsable) doit assumer les frais de la conversion, du matériel et de la diffusion de l’information.

Une fois le support ou service approprié choisi conjointement avec le demandeur ou la demandeuse, le personnel assurera aux personnes handicapées la prestation des formats ou services de communication accessibles ou prendra des dispositions à cet effet.

Ces formats et services de communication accessibles devront être fournis en temps opportun, prenant en considération les besoins en matière d’accessibilité de la personne en question et à un prix n’excédant pas le prix imposé à d’autres personnes.

Contrôle / Infractions

Les chefs de section devront faire le contrôle des pratiques actuelles pour assurer la conformité.

La non-conformité aux dispositions de la LAPHO peut donner lieu à des sanctions administratives provinciales et le manquement à cette procédure peut entraîner des mesures disciplinaires allant jusqu’au congédiement.

Traitement des demandes

Les demandes de formats et services de communication accessibles peuvent être communiquées au personnel par les voies suivantes :

1. Courrier :

Service de police d’Ottawa

À l’attention du coordonnateur à l'accessibilité
C.P. 9634, Succursale « T »
Ottawa, ON
K1G 6H5

1. Téléphone : 613-236-1222, poste 5561
2. Télécopieur : 613-236-9630
3. Envoyez un courriel au info@ottawapolice.ca 
4. En personne
5. Électroniquement, par la voie du formulaire de réponse - Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario (LAPHO)

Dès réception d’une demande, et en consultation auprès du demandeur ou de la demandeuse, les membres du SPO s’efforceront de fournir des formats et services de communication accessibles aux personnes handicapées. Le membre du SPO devra toujours remplir un Formulaire de demande de formats et services de communication accessibles, qui sera transmis au coordonnateur à l’accessibilité aux fins de journalisation, de contrôle et de suivi.